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打工人,怎样提高你的工作效率?

36氪

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2024-06-28 16:16:32

编者按:在很多类型的工作中,时间投入和成果产出都不是成正比的。通过领会工作效率的真正逻辑,我们完全可以在投入更少精力的情况下,获得更多突破性成果。

我花了18个月的时间来撰写《不在乎的微妙艺术》(The Subtle Art of Not Giving A Fuck)一书。在这段时间里,我写了大约 15 万字(约 600 页),其中大部分是在最后三个月完成的。事实上,我可以自信地说,在最后三个月完成的工作量,远远超过了前15个月的总和。

这是因为我在最后期限内像个疯子一样工作吗?连续工作 36 个小时不眠不休的那种?不,事实上,在最后的三个月里,我每天的工作时间比前15个月还要少,但完成的任务却比前15个月多得多。

在这篇文章中,我想说,在工作效率方面,事情并不像看上去那样简单。

从大卫·艾伦(David Allen)到本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin),这个星球上每一本关于提高工作效率的书,都或多或少地在告诉你同样的事情:天刚亮就起床,喝点提神的饮料,把你的工作时间按紧急程度和重要性划分成一小块一小块的,严格执行待办事项清单和日程表,提前15周安排约会,凡事都要提前做。

但是,这样的要求是我不可能办到的。事实上,凌晨3点是我的最佳写作时间,而且我讨厌日程表,在经营在线业务近10年后,我仍然没有自己的日程表。

就是我的工作方式,对我来说是可行的,但可能并不适合你。那么,为什么还要费劲地谈论这些呢?

我认为,工作效率是一件非常个人化的事情,每个人都有不同的大脑,因此也有不同的偏好、视角,以及认为最有效的情况。因此,我曾几次试图谈论提高工作效率的话题,但并不热衷于讨论新的应用程序或晨间惯例,而是专注于了解每个人自己的心理。

例如,拖延与焦虑有很大关系,因此了解自己的神经症和恐惧非常重要。行动是有惯性的,所以养成个人习惯,可能比强迫自己大早上坐在瑜伽垫上要有用得多。

除了让我长出了第一根白头发,让我在夜晚辗转难眠之外,《微妙艺术》教会了我很多关于工作本质的东西。在写这本书的过程中,我对工作本身的认识也发生了很大的变化。所以我想花点时间写一篇关于工作本质的文章。

并不是所有的工作都是一样的。比如说,画一幅水彩风景画的效率技巧,可能对按时完成报税表并无用处。或者说,能帮你想出办法重新组织团队的建议,与能帮你更快打扫完公寓的建议是不一样的。

目录:

1. 工作是一个线性函数

2. 收益递减(甚至为负)的工作

3. “杠杆点”和“去杠杆点”

4. 策略性懒惰是一个杠杆点

1. 工作是一个线性函数

我们大多数人,在生活的大部分时间里,都将工作视为线性函数。我所说的“线性”是指,你创造的产出与投入的小时数成正比。

工作是一个线性函数。图片来源:markmanson.net

所以,工作2小时的效果是工作1小时的两倍,8小时的产出是2小时的4倍。

大部分情况下,我们在生活中都会假设事情是这样运作的。这主要是因为学校的作业是线性的。他们给一堆东西让你背,如果你花两个小时背记,那么记住的东西就会比花一个小时记住的多一倍。然后我们长大了,并认为余生都会以同样的方式进行。

但事实并非如此。事实上,大多数深思熟虑、耗费脑力的工作都并不是这样展开的。

唯一线性的工作是那些非常基本的重复性工作。比如拖一捆干草,或者打包箱子,或者在巨大的电子表格上手动输入令人讨厌的数据,或者在麦当劳操作油炸锅。

四小时的工作效率是两小时的两倍,两小时的工作效率是一小时的两倍,以此类推。

可悲的是,很多企业都相信“工作是一个线性函数”,所以才会不断督促员工工作。因为在他们看来,16个小时的工作效率是8个小时的两倍,所以合乎逻辑的结论是,你们都应该在凌晨4点往咖啡里加黄油,写代码写到眼球出血,勤奋,勤奋,再勤奋。

不过,尽管这种“忙碌文化”的初衷是好的,但结果往往适得其反。因为事实是,大多数类型的工作,尤其是在现代社会中能让你赚钱的工作,回报并不是线性的,而是收益递减的。

2.收益递减(甚至为负)的工作

想象一下,你到户外慢跑了 10 分钟,这是一件健康的事情。

再想象一下,你到户外跑了 20 分钟,这也是健康的,但其效益不一定是 10 分钟的两倍。

接下来,你跑一个小时会怎么样?这对很多人来说可能就有点勉强了,还是最初的10分钟锻炼带来的好处最多。

运动的收益是递减的,原因很简单,因为你的肌肉会疲劳。肌肉疲劳后,刺激肌肉进一步生长的能力就会减弱,直至消失。花两个小时在健身房锻炼,几乎不会比花一个小时有什么额外的好处。而花一个小时只比花 45 分钟的好处多一点点。

大多数工作都是这样的。为什么?因为,就像肌肉一样,你的大脑也会疲劳。如果你通过解决问题或做重要的决策来锻炼自己的大脑,那么你一天能有效完成的事情就会受到限制。

工作的收益递减。图片来源:markmanson.net

我妻子曾经在广告行业工作,和许多行业一样,她对疯狂工作有一种迷恋,尤其是在重要的演讲或活动提案到期的时候。人们会待到很晚,经常工作到晚上9点或10点,甚至有时周六也上班。

但她注意到,这些额外的时间大部分都是无效的。一天结束后的四个小时,比如从下午6点到晚上10点,所做的工作与一天的前两个小时一样多。人们基本上都是在为微薄的边际收益而拼命工作。

在最糟糕的情况下,人们还会因为太累而开始做不好工作,或做出错误的决定。而当你积累了足够多的错误决定时,实际上无意中为自己创造了更多的工作。这样,你就从为边际收益递减,变成了边际收益为负。

看看你都干了些什么。

当我开始写《微妙艺术》时,就遇到了这种情况。我当时和其他几个作家在一起进行“写作马拉松”,在一个下午尽可能多地写出单词。我们会在晚上喝酒的时候,幸灾乐祸地谈论自己写的字数。

我表现最好的一天写了8000字,只用了6个小时。

“天啊!”我想,“我一天就写了32页!”这样只需要10天就能写完一整本书了。

不过,我遇到了一个问题。

工作产生了负收益。图片来源:markmanson.net

几周后,当我回去修改这一章时,发现在这8000字中,大概只有500字是能用的。

问题是,我花了四天的时间来整理这些垃圾,重写少数可以挽救的部分,并删除那些糟糕的部分。突然间,我那8000字的“巨大”创造力,给自己带来了太多额外的工作,以至于那天我还不如什么都不写。

这让我大彻大悟。在创造性工作方面,不仅收益会递减,而且到了一定程度,写得越多就会产生越多的负收益。因为糟糕的写作不仅仅是糟糕,它还会给自己带来更多的工作,因为这些文字垃圾需要更多的时间来修改和编辑。

在写作《微妙艺术》的第一年,我大部分时间都抱着“写得越多=越好”的心态。结果,我至少花了一半的工作时间,来解决自己当初制造的麻烦。

最终,在经历了几个月的挫折之后,我开始注意到,大多数时候,我在前1-2小时写的东西都很棒,几乎不需要修改,而且通常与我在书中想要表达的信息非常吻合。

而在 3-4 小时内写的东西则好坏参半。好的时候,我会写出一些不错的内容(虽然几乎没有前两个小时写得那么好)。但在糟糕的时候,大部分内容都没法看,而且我还在因此给自己创造更多的工作。

在第4个小时之后,几乎我写的所有东西都很糟糕。在那之后,我尝试的任何写作都是负收益的,还不如去打打游戏什么的。

我直到写作一年多之后,才鼓起勇气尝试将写作时间限制在每天两小时内。那时候,我仍然沉浸在线性回报的思维模式中,但还是尝试了。

我对125,000 字的初稿投入了很多精力,同时害怕发现前一年50%以上的“工作”不仅毫无意义,而且实际上还降低了自己的效率。 但我在尝试限制写作时间以后,竟然发现效率倍增,在两个月内就完成了新书的草稿。

后来,我在创纪录的时间内完成了书的第二稿。我想,大多数创造性工作的回报曲线都是负的。过去我做设计工作的时候,经常对一张图片反复修改,以至于最后自己都无法判断这张图是否好看了。然后,我会花上半个晚上的时间去努力让它“看起来好看”,直到早上醒来,才意识到这个想法一开始就很糟糕,最好还是从头开始。

社交性强或需要大量团队建设的工作也会产生负回报。如果你总是需要元气满满,那么每当精力或情绪低落时,就可能会让客户反感,从而失去长期的利润。对员工进行事无巨细的管理不仅不会提高他们的工作效率,反而会让他们讨厌你,更不会有动力在未来创造业绩。

3. “杠杆点”和“去杠杆点”

现在你发现了吧,并不是所有工作都是一样的,并不是所有劳动产生的结果都是平等的。

每项业务、工作或项目都有一个我称之为“杠杆点”的东西,这个点能立即让你所做的其他事情变得更有效。

每项业务、工作或项目都有一个“杠杆点”。图片来源:markmanson.net

如果你是团队管理者,那么可能需要创造一些仪式来保持员工的高昂士气。如果你是一名程序员,那么可能需要学习新型数据库。如果你从事的是面对面的销售工作,那么可能需要打扮自己的外表,学习如何从情感层面理解客户。

在线上内容方面,品牌是一个杠杆点,也就是说,你做得越多,个人品牌越完善,它就越能对其他一切产生乘数效应:销售会更容易,流量会更持久,人们会谈论你,并更有效地传播你的内容。

因此,出色地完成某些方面的工作,可以让其他一切变得更容易……或者更难。

我唯一一份“真正的”工作是在一家银行,总共工作了大约六个星期。这家银行(名字就不说了)有一套非常特殊的数据录入程序,用到的软件古老至极,而且输入数据的方式也非常落后,整个过程慢得让人头疼。

从本质上讲,银行创造了一个我称之为“去杠杆点”的东西,这使得所有其他工作都变得更慢、更困难。

我所在的银行创造了一个“去杠杆点”。图片来源:markmanson.net

但是,当我向老板指出,所有这些工作都可以通过一个简单的脚本来处理,并编译成电子表格时,我却被告知坐下来,闭嘴,按照老板的要求输入数据。

几周后,我辞职了。

4. 策略性懒惰是一个杠杆点

假设你喜欢印度菜,爱它胜过爱老婆孩子。现在,让我们假设你去最喜欢的印度餐厅吃大餐,大快朵颐之后走出餐厅,然后有人走过来送给你了一些新鲜的萨莫萨和酸辣酱,你会有什么感觉?

我们都曾有过这样的经历:暴饮暴食地吃了一种自己喜欢的食物,然后在接下来的一周里,只要一想到这种食物,就会感到恶心,并质疑自己为什么要吃那么多。

但一周后,印度菜听起来又没那么难吃了。然后再过一两周后,你又会整装待发,回到自己最喜欢的印度餐厅,再次大快朵颐。

你的大脑在工作效率方面也是如此。

解决问题就像你的精神食粮,能让大脑感到快乐,让你觉得自己重要、有价值、有能力,而所有这些都与幸福感直接相关。

但解决问题之于你的头脑,就像食物之于你的胃一样,刺激太多会导致生病和疲劳。

但令人惊奇的是,休闲时间(将大脑从解决问题和工作中转移开)实际上会让你的大脑在重返工作后更加高效。

所以说,周末和假期的存在是有原因的。

假期过后,效率暴增。图片来源:markmanson.net

当我在2008年开始创业时,是一个真正的工作狂。我每天工作14到15个小时,很少休息。虽然我经常旅行,但很少“度假”,经常在守着美丽的海滩查看两个小时的电子邮件。

直到我遇到了妻子(她有稳定的朝九晚五工作),她对我说:“快把笔记本电脑收起来,和我一起去海滩玩。”

当然,我不同意,这就像让一个人离开家时不带右臂一样。“那我的电子邮件怎么办?”我结结巴巴地说。

第一个晚上,我蜷缩在床上,浑身发抖,梦到网站被黑客攻击了,我的身份被盗,而我却无能为力。我想象着在自己的银行账户被榨干的同时,网站服务器也自燃了。

当然,这些都没有发生。

事实上,发生的事情完全相反。我在沙滩上坐了五天,没有电话,没有电脑,没有电子设备,只有我和一位美丽的女士,还有我的思想。我开始比以往任何时候都更清楚地看到自己的作品。这就好像我花了五年的时间,对自己的事业殚精竭虑,对每一个部分和细节都锱铢必较,然后有一天跳上了热气球,在高空滑翔,以前所未有的视角看清了一切。

正是在那个海滩上,我萌生了两个改变我一生的想法。

第一个是把网站改名为 markmanson.net,利用个人品牌的力量。在六个月内,流量增加了5倍,我的收入增加了3倍。这个网站很快就被数百万人阅读,在100多个国家被分享,并让我的文章发表在了世界上一些最负盛名的出版物上。而这一切都发生在我比以前工作时间更少的情况下。

尽管我花了数年的时间,试图通过纯粹的意志力和时间投入来发展自己的网站,但正是通过放弃那些不起作用的东西,我的业务才开始起飞,甚至一半的时间都不需要我。

我在海滩上萌生的另一个想法就是写书,这个想法也让我的事业发展到了另一个高度。

当更多的时间投入无法带来更好的成果时,不妨退后一步,认真审视自己的生活,找到自己的杠杆点。

译者:Jane


特别声明:本文为人民日报新媒体平台“人民号”作者上传并发布,仅代表作者观点。人民日报提供信息发布平台。

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